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Ateliers centraux

Un atelier central est animé par l'équipe de projet; il réunit des délégués nommés issus des Etats membres (1 délégué par Etat membre; frais pris en charge par le CELV) et, en fonction des places disponibles, des délégués d'autres pays (frais non pris en charge par le CELV). Chaque atelier, qui dure entre 2 et 3 jours et a lieu à Graz, est précédé d'une réunion préparatoire de l'équipe de projet la veille du jour d'ouverture de l'atelier.

Durée: 2-3 jours + 1 journée de réunion préparatoire

Lieu: CELV, Graz

L'interprétation entre deux langues de travail est assurée par le CELV pendant les séances plénières.

Les frais de voyage et de séjour sont pris en charge par le CELV pour 4 membres d'équipe et 34 participants nommés issus des Etats membres du CELV.

Nomination des participants: Le CELV a une autorité nationale de nomination dans chacun de ses Etats membres qui est chargée d'identifier un(e) représentant(e) dans le pays concerné qui participera à l'événement. L'appel à nomination, qui comprend un profil des participants défini par l'équipe de projet, est envoyé aux autorités de nomination au plus tard 3 mois avant l'événement. Le processus de sélection suivi par les autorités de nomination est basé sur le profil des participants.

La liste suivante indique les tâches essentielles liées à la gestion de l'événement qui viennent s'ajouter à la préparation, la mise en oeuvre et le suivi de toutes les questions liées au contenu du projet.

Tâches du coordinateur/de la coordinatrice

AVANT L'EVENEMENT...

  • 4 semaines avant l'événement, le coordinateur/la coordinatrice envoie les documents/informations suivants à Margit Huber:
    • le programme de l'événement dans les deux langues de travail;
    • une lettre aux participants contenant des informations à lire et les tâches devant être effectuées par les participants avant l'événement; cette lettre est envoyée à tous les participants par le CELV (sauf décision commune contraire);
    • les besoins en termes de soutien logistique (équipement spécial par exemple) et les détails du programme social prévu.
       
  • 1 semaine avant l'événement, le coordinateur/la coordinatrice envoie à Margit Huber:
    • les documents dans les deux langues de travail que le CELV copiera et préparera pour distribution aux participants pendant l'événement.
       
  • Le coordinateur/la coordinatrice devra également consulter le site web et le glossaire de projet afin d'identifier les sections pouvant être présentées au public de l'atelier afin de faciliter la diffusion des résultats du projet.

APRES L'EVENEMENT, le coordinateur/la coordinatrice... 

  • reçoit les résultats du questionnaire destiné aux participants et aux membres d'équipe pour en tirer des conclusions et assurer le suivi d'éventuels problèmes dans le cadre du compte rendu de la réunion;
  • rédige un article d'actualité pour le site web de projet et le transmet au/à la responsable des documents dans la deuxième langue de travail et au/à la correspondant(e) au site web; 
  • remplit le compte rendu de la réunion dans les 3 semaines suivant l'événement et l'envoie à Margit Huber;
  • effectue le travail de suivi lié au développement du site web et du glossaire de projet.
Tâches du/de la responsable des documents dans la deuxième langue

AVANT L'EVENEMENT, le/la responsable des documents dans la deuxième langue ...

  • traduit le programme de l'atelier dans la deuxième langue de travail;
  • produit des présentations et supports et identifie des publications et de la terminologie dans la deuxième langue de travail pour présentation au cours de l'atelier.

APRES L'EVENEMENT, le/la responsable des documents dans la deuxième langue ...

  • fournit des textes et des supports dans la deuxième langue de travail et les transmet au/à la correspondant(e) au site web qui les met en ligne sur le site web de projet;
  • contribue au développement plus avant du glossaire de projet;
  • traduit l'article d'actualité envoyé par le coordinateur/la coordinatrice et le transmet au/à la correspondant(e) au site web.
Tâches du/de la correspondant(e) au site web (WeCo)


APRES L'EVENEMENT, le/la WeCo...

  • met l'article d'actualité en ligne dans les deux langues du projet;
  • met le site web à jour en mettant en ligne les supports et textes fournis par le coordinateur/la coordinatrice, le/la responsable des documents dans la deuxième langue de travail et les autres membres d'équipe.

Contact: Margit Huber