Envoyer

• Une adresse e-mail qui fait du sens

• Le champ objet complété

• Des conventions d'écriture

• Mauvais et bons exemples

• Les fichiers attachés

• Ne transférez pas les courriers en chaîne

 

Votre adresse e-mail doit être claire pour vos destinataires, à moins que pour une raison quelconque vous ne vouliez leur cacher votre identité. La plupart du temps les noms fantaisistes en disent plus long sur leurs porteurs qu'ils ne le souhaiteraient, aussi la meilleure option est de garder votre nom, certainement moins révélateur. Les deux noms de plume ci-dessous sont authentiques, nous n'avons changé que les vrais...

L'un veut dire "marinperdu", l'autre "busardargenté"... tout un monde de fantasmes offerts aux internautes.

Le champ objet doit être complété, d'abord parce que cela aide votre lecteur à immédiatement anticiper le contenu de votre message, sans l'avoir même lu, ensuite parce que cela lui permet de trier votre message à l'arrivée, pour une gestion plus pertinente. 

Les formules de politesse de début et de fin existent dans un environnement e-mail, bien que les débutants  —c'est souvent à cela qu'on les reconnaît— aient tendance à confondre le caractère relativement informel de l'e-mail avec une absence totale d'étiquette et des manières cavalières. Les salutations et formules de politesse finales suivent en gros les règles ci-dessous. Bien sûr l'expression peut se nuancer au fur et à mesure que la relation s'établit avec le temps. Observez comment vos correspondants entraînés gèrent ces nuances. 
Dans une relation d'inégalité, le mieux est de vous en tenir strictement aux suggestions ci-dessous :

Il existe également, comme dans la correspondance normale, des règles concernant la frappe et l'orthographe. Observez-les, sous peine d'être pris pour un imbécile ou un primate.

On utilise l'e-mail pour gagner du temps. La règle est donc de faire passer le plus d'information possible dans la forme la plus compacte possible. Evitez les pages interminables. Vous verrez que le message moyen se situe aux alentours de 50-75 mots maximum. Au-delà, aucun individu usager de l'e-mail pour son travail ne vous lira.
Evitez les fichiers attachés volumineux, qui prennent du temps à envoyer, mais plus encore à recevoir. Si vous êtes dans un environnement à bande passante large, tant mieux pour vous, les choses iront vite de votre côté, mais très lentement du côté de vos destinataires, qui devront attendre que votre message encombrant passe avant d'accéder à leur courrier important. Ils vous haïront cordialement. Certains décideront peut-être de stopper tout message à l'arrivée en excès d'un certain poids. Certains, après quelques mauvais moments dont vous êtes responsable, écarteront systématiquement votre correspondance en filtrant tout message de votre part.

Expédier des fichiers attachés est une procédure simple. Vous cliquez sur l'icône agrafe dans le menu du message, puis parcourez votre disque dur à la recherche du document que vous voulez envoyer en tant que fichier joint. Encore une fois, faite attention à sa taille...
Par exemple, lorsque vous envoyez des images, veillez à les avoir ré-échantillonnées au format JPEG, au maximum à 200Ko, avant de les joindre. Ou alors prévenez vos partenaires que quelque chose de lourd va leur parvenir.